Fakturace

Elektronická fakturace

Výhody elektronických faktur

Zasílání faktur v elektronické podobě přináší řadu výhod

• zkrácení doby potřebné k doručení dokladu zákazníkovi
• možnost získat faktury online na webových stránkách Web4U
• snadnější archivace
• doklady již není nutné převádět do el. formy, což ušetří práci (např. při zadávání do účetnictví nebo elektronického bankovnictví) a sníží pravděpodobnost vzniku chyb
• díky přiloženému elektronickému podpisu (elektronické značce) je u dokladů zajištěna věrohodnost jejich původu a neporušitelnost obsahu
• elektronická fakturace má silnou oporu v právním řádu České republiky i Evropské unie

Způsob zasílání faktur

Zálohové faktury i daňové doklady za odebrané služby (registrace domén, hosting, serverhosting, atd.) jsou vystavovány pouze v elektronické podobě, a to ve formátu PDF. Zákazníkům se doručují elektronickou poštou na kontaktní adresy.

Postup zaslání dokladu je následující:

1. Zákazníkovi je za odebranou službu vygenerována zálohová faktura ve formátu PDF (celosvětově uznávaný standard pro dokumenty).
2. Pro zajištění hodnověrnosti a integrity dokladu je faktura opatřena elektronickým podpisem (elektronickou značkou), který tvoří nedílnou součást faktury a nahrazuje tak klasický ruční podpis.
3. Faktura je spolu s elektronickým podpisem odeslána emailem na kontaktní adresu zákazníka.
4. Přijatou fakturu je možné zobrazit či vytisknout např. pomocí volně šiřitelného programu Adobe Reader.
5. V případě pochybností si může zákazník kdykoliv online ověřit pravost či platnost přijaté faktury na této stránce.
6. Po uhrazení zálohové faktury je stejným způsobem vytvořen a odeslán daňový doklad.

Pouze v opodstatněných případech (zejména vyžadují-li to vnitřní směrnice zákazníka, na žádost auditora atd.) může zákazník požádat o převedení elektronického daňového dokladu do tištěné podoby a o zaslání prostřednictvím České pošty. V takovém případě nás laskavě kontaktujte telefonicky v pracovních dnech na tel. +420-270-001-456. Upozorňujeme však, že ze strany Web4U dojde pouze k vytištění PDF dokumentu, vložení do obálky a zaslání poštou.

Právní opora v zákonech ČR

Zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., který vstoupil v platnost dne 1.5.2004, v §26 odst. 4 přímo připouští možnost vystavení daňového dokladu v elektronické podobě, pokud je tento doklad opatřen elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu. Novela zákona o dani z přidané hodnoty č. 377/2005 Sb. ze dne 1.10.2005 upřesňuje požadavky kladené na použitý elektronický podpis a připouští pouze zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značku založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu (zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění zákona č. 226/2002 Sb., zákona č. 517/2002 Sb. a zákona č. 440/2004 Sb.).

Dále novela zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví (zákon č. 353/2001 Sb., který nabývá účinnosti 1.1.2002) zrovnoprávňuje písemnou a elektronickou formu účetního záznamu. Zákon po novele z roku 2001 umožňuje, aby účetnictví i jednotlivé účetní doklady v digitální podobě nejen byly vyhotovovány (§4/4, §11 a §33/2 b), ale i uchovávány (§31/2). Účetní záznam musí být podepsán, byť i elektronickým podpisem, splňuje-li jeho technická podoba požadavek průkaznosti (§33a/5).

Elektronický podpis (elektronická značka)

Ve smyslu zákona o elektronickém podpisu jsou námi vystavované faktury podepisovány elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu (systémový certifikát pro nás poskytuje kvalifikovaná certifikační autorita České pošty PostSignum QCA), což odpovídá požadavkům zákona o dani z přidané hodnoty (viz zákon č. 377/2005 Sb.). Elektronická značka dává jednoznačně najevo, že faktura byla vystavena společností Web4U s.r.o. a znemožňuje jakoukoli neautorizovanou úpravu faktury po jejím vystavení. Elektronickou značkou je podepsán pouze PDF dokument obsahující fakturu, nikoli celý e-mail s fakturou. Fakturu je tak možno spolu s elektronickou značkou (podpisem) archivovat odděleně bez doprovodného e-mailu. Pro tvorbu elektronické značky (podpisu) ve tvaru PKCS#7 v1.5 DER je využito programu openssl. Podpis odpovídá RFC2315.

Každá elektronická značka v sobě automaticky obsahuje všechny tři certifikáty, které jsou potřebné pro její ověření - systémový certifikát společnosti Web4U, certifikát kořenové certifikační autority (PostSignum Root QCA) a certifikát podřízené certifikační autority (PostSignum Qualified CA). Tyto certifikáty jsou rovněž k dispozici ke stažení na stránkách PostSignum QCA

Přečtěte si:

V případě nejasností ohledně elektronického fakturování doporučujeme následující zdroje:

• Zákon o dani z přidané hodnoty (235/2004 Sb.)
• Novela zákona o dani z přidané hodnoty (377/2005 Sb.)
• Zákon o elektronickém podpisu (227/2000 Sb.)
• Novela zákona o elektronickém podpisu (440/2004 Sb.)

Formát PDF lze přečíst pomocí programu Adobe Reader® - klikněte na ikonku pro stažení prohlížeče PDF souborů.